Jak napsat e-mail s pomocí AI: postup, hotové prompty a co do chatu nepsat

E-maily patří k úkolům, na které lidé AI používají nejčastěji – a zároveň k těm, kde je nejvíc vidět, že text psal stroj. Univerzální „Dobrý den, doufám, že se máte dobře“, tři odstavce omáčky a nakonec „Neváhejte mě kontaktovat“. Chyba přitom není v nástroji. Chatbot jen neví, komu píšete, co se stalo a co od adresáta potřebujete. Když mu to řeknete, napíše e-mail, který zní jako vy, jen rychleji a bez překlepů.

Návod funguje v ChatGPT, Claude, Gemini i Microsoft Copilotu, ve všech i ve verzích zdarma. Na konci najdete, jak AI použít přímo v Gmailu a Outlooku. Nápovědy OpenAI, Googlu a Microsoftu jsme ověřili 5. 11. 2026.

Ve zkratce

• AI potřebuje čtyři věci: komu píšete, proč, co má adresát udělat a jakým tónem. Bez nich dostanete šablonu.
• Fakta (termíny, částky, jména, sliby) dodáváte vy. Co v e-mailu nechcete tvrdit, AI nesmí doplnit.
• Do chatu nevkládejte hesla, čísla karet, rodná čísla, zdravotní údaje ani cizí osobní údaje, které nepotřebuje. Jména klidně nahraďte zástupným textem.
• Postup: zadání → první verze → úprava tónu a délky → kontrola faktů a odeslání.
• Před odesláním si e-mail přečtěte celý. Odpovědnost za něj nesete vy, ne chatbot.

Krok 1: Sepište zadání, ne celý e-mail

Nejlepší zadání se vejde do pár řádků. Stačí odpovědět na čtyři otázky:

1. Komu píšete? Kolegovi, šéfovi, klientovi, úřadu, učitelce. Tykáte, nebo vykáte?
2. Proč píšete? Co se stalo, na co reagujete, jaké jsou souvislosti (heslovitě).
3. Co má adresát udělat? Potvrdit termín, poslat podklady, schválit rozpočet, nic – jen vzít na vědomí.
4. Jaký tón a délku chcete? Věcný, přátelský, omluvný, důrazný. Pět vět, nebo podrobné shrnutí?

K tomu přidejte fakta, která v e-mailu musí být: termíny, částky, čísla objednávek, odkazy. AI si je jinak domyslí – a vymyšlený termín v e-mailu klientovi je horší než žádný.

Nastavte soukromí

U spotřebitelských tarifů ChatGPT může OpenAI konverzace použít ke zlepšování modelů, dokud to v nastavení nevypnete. Pro pracovní e-maily je jednodušší Dočasný chat: podle nápovědy OpenAI se neukládá do historie a nepoužívá se k trénování, kopii ale OpenAI může z bezpečnostních důvodů uchovat až 30 dní. Jak totéž nastavit v Gemini a Claude, popisujeme v článku Soukromí v AI chatbotech.

Pokud vám zaměstnavatel poskytuje firemní verzi AI (například ChatGPT Business nebo Copilot s pracovním účtem), používejte na pracovní poštu tu. Firemní pravidla mají přednost před tímto návodem.

Krok 2: Nechte AI napsat první verzi

Vložte zadání do tohoto promptu:

Napiš e-mail v češtině.

Komu: [např. klientka, se kterou spolupracujeme půl roku; vykáme]
Proč: [co se stalo, heslovitě]
Co má adresát udělat: [konkrétní akce a termín]
Fakta, která musí zaznít: [termíny, částky, čísla objednávek]
Tón: [věcný / přátelský / omluvný / důrazný]
Délka: nejvýš [počet] vět

Pravidla:
1. Používej jen fakta, která jsem uvedl(a). Nic nepřidávej – žádné termíny, sliby ani čísla.
2. Pokud ti nějaký údaj chybí, napiš do textu [doplnit: co přesně].
3. Hned v první větě řekni, o co jde. Žádné „doufám, že se máte dobře“.
4. Požadovanou akci napiš do samostatného odstavce, aby ji adresát nepřehlédl.
5. Vynech fráze typu „neváhejte mě kontaktovat“ a „v návaznosti na výše uvedené“.

Navrhni i 2 varianty předmětu do 60 znaků.

Pravidlo s [doplnit: …] je nejdůležitější. Chatbot pak místo vymýšlení přizná, co neví, a vy přesně vidíte, co je potřeba dopsat.

Krok 3: Upravte tón a délku

První verze bývá delší a zdvořilejší, než je potřeba. Místo přepisování pošlete AI krátkou opravu:

• „Zkrať to na polovinu, akce musí zůstat.“
• „Zní to moc formálně. Píšu kolegovi, se kterým si tykám.“
• „Buď důraznější, ale zdvořilý. Je to druhá upomínka.“
• „Přepiš to tak, aby to pochopil člověk, který o projektu nic neví.“

Pomáhá i vzor. Vložte jeden svůj starší e-mail (bez osobních údajů) a napište: „Piš stylem tohoto e-mailu – podobná délka vět, podobná oslovení.“

Odpověď na e-mail, který jste dostali

Když odpovídáte, vložte do chatu původní zprávu a napište, co chcete odpovědět – AI za vás nerozhodne, jestli nabídku přijmete:

Níže je e-mail, který jsem dostal(a). Napiš odpověď v češtině.

Moje rozhodnutí: [např. termín 12. 11. nevyhovuje, navrhuji 14. nebo 15. 11.]
Tón: [stejný jako v původním e-mailu / formálnější / přátelštější]
Délka: nejvýš [počet] vět

Odpověz na všechny otázky z původního e-mailu. Pokud na některou z mého rozhodnutí odpověď nevyplývá, napiš [doplnit: …] a nic si nedomýšlej.

Původní e-mail:
[vložte text, jména můžete nahradit zástupným textem]

Pokyn „odpověz na všechny otázky“ řeší nejčastější chybu odpovědí – adresát se ptal na tři věci a vy jste odpověděli na jednu.

Krok 4: Zkontrolujte fakta a odešlete

AI píše přesvědčivě i tehdy, když se mýlí. Před odesláním si projděte:

• Termíny a částky. Sedí den v týdnu k datu? Je částka s DPH, nebo bez?
• Sliby. Neslibuje e-mail něco, co jste neslíbili („obratem vám pošleme“, „zdarma“)?
• Oslovení a tykání. Sedí jméno, rod a pády? Netyká AI někomu, komu vykáte?
• Přílohy. Pokud e-mail píše „v příloze posílám“, přiložte ji.
• Zbylé zástupné texty. Hledejte [doplnit a hranaté závorky.

Proč si AI někdy vymýšlí a jak tomu předcházet, vysvětlujeme v článku Proč AI halucinuje.

Co do chatu nevkládat

Pravidlo je jednoduché: do chatu patří jen to, co AI k napsání textu potřebuje. Nikdy tam nevkládejte:

• hesla, přístupové kódy, čísla platebních karet a PIN,
• rodná čísla, čísla dokladů a zdravotní údaje (svoje ani cizí),
• obchodní tajemství, nezveřejněné smlouvy a interní čísla, pokud to firemní pravidla nedovolují,
• celá dlouhá vlákna s podpisy, telefony a adresami desítek lidí. Vložte jen tu část, na kterou odpovídáte.

Jména, firmy a částky můžete nahradit zástupným textem („[klient]“, „[částka]“) a doplnit je až do hotového e-mailu. Kvalitě textu to obvykle neuškodí.

AI přímo v Gmailu a Outlooku

Kopírovat text mezi chatem a poštou nemusíte vždy. Oba velké poštovní programy mají AI vestavěnou – s omezeními:

• Gmail – „Help me write“ (Gemini). Podle nápovědy Googlu funguje s vhodným tarifem Google Workspace nebo Google AI ve více jazycích po celém světě. S osobním účtem Google bez předplatného je funkce zatím dostupná jen v USA. Umí napsat koncept i upravit váš text (formálnější, přátelštější, kratší).
• Outlook – „Draft with Copilot“. Najdete ho v novém Outlooku pro Windows, na webu, v Outlooku pro Mac i v mobilní aplikaci. U domácích tarifů Microsoft 365 (pro jednotlivce, Rodiny, Premium) jsou AI funkce podle Microsoftu dostupné jen vlastníkovi předplatného, ne sdíleným členům rodiny. Nový Outlook podle nápovědy neumí koncept s Copilotem napsat do e-mailu ve formátu prostého textu.

Vestavěná AI šetří kopírování, ale platí pro ni totéž: zadání, kontrola faktů a vaše odpovědnost za odeslaný text.

Hotové prompty na další situace

V knihovně promptů najdete vyzkoušená zadání na konkrétní typy e-mailů:

• Zkrácení dlouhého e-mailu
• Odpověď na naštvaného zákazníka
• Omluva za zpožděnou odpověď
• Rozhodnutí a úkoly z e-mailového vlákna
• Studený e-mail, který nezní jako spam

Jak psát zadání obecně, aby AI odpovídala přesněji, popisujeme v článku Jak napsat dobrý prompt.

Časté otázky

Pozná adresát, že e-mail psala AI? Pokud necháte první verzi beze změny, často ano – prozradí ji obecné fráze a nepřirozená zdvořilost. Když AI dáte konkrétní fakta, vlastní tón a text po ní upravíte, rozdíl se ztrácí.

Který chatbot píše česky nejlépe? ChatGPT, Gemini i Claude zvládají běžnou češtinu dobře, liší se spíš v drobnostech stylu. Srovnání najdete v článku ChatGPT vs. Gemini vs. Claude v češtině.

Můžu AI dát přístup k celé schránce? Některé nástroje to umějí (například Gemini v Gmailu podle nápovědy čerpá detaily z vašich e-mailů a souborů na Disku). Pohodlí je to velké, ale zvažte, jaké údaje ve schránce máte a jestli to u pracovního účtu dovolují firemní pravidla.